Tìm Hiểu Excel 2007: Tạo một workbook đầu tiên.

 Làm thế nào để mở một workbook, nhập và chỉnh sửa văn bản và số liệu, thêm cột, dòng...


1. Mở một workbook có sẵn

Workbook và worksheet

 Bạn có thể mở một tập tin có sẵn bằng những cách khác nhau.
   +) Cách thứ nhất: Bấm chuột vào nút office, chọn Open. Trong hộp thoại Open chỉ đường dẫn tới nơi lưu trữ tập tin và chon tên tập tin cần mở  rôi ấn nút Open (hay ấn ENTER trên bàn phím hoặc bấm đôi phím trái để mở tập tin
     +) Cách thư hai: Chỉ có tác dụng đối với những tập tin từng được làm việc với phần mềm excel trên máy tính của bạn. Bấm chọn tên tệp tin trong danh sách tài liệu được mở trong thời gian gần nhất (Recent Document) trên nút Office để mở tập tin. Excel 2007 mặc định lưu lại tối đa 50 tên file sử dụng gần nhất
     +) Cách thứ ba: Tìm đến tập tin lưu trên máy tính và kích đúp chuột lên tập tin.


2. Lưu Workbook
    Sau khi làm việc với tập tin, điều cốt yếu là phải lưu lại những chỉnh sửa, nếu không, công sức mà bạn bỏ ra xem như đổ xuống biển. Excel 2007 cung cấp một cơ chế sao lưu tự động giữa các lần sao lưu lại để đề phòng trường hợp máy tính bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện. Cách tùy chỉnh rất đơn giản. Bấm vào nút Office, chọn Excel options, chọn Save, bạn chỉ cần đánh dấu vào tùy chọn Save AutoRecover Information Every rồi chỉnh lại thời gian sao lưu tự động theo ý muốn

Tùy chỉnh sao lưu tự động trong excel 2007

 Trên đây là cơ chế sao lưu tự động, tuy nhiên có lúc bạn cần phải thực hiện sao lưu thủ công . Sau đây là vài cách lưu workbook.
       - Chọn nút có hình chiếc đĩa mềm trên thanh Quich Access Tollbar ở góc trên cùng bên trái màn hình  để mở nhanh chức năng Office Save để mở nhanh chức năng Office Save để tiến hành sao lưu tài liện. Ta cũng cố thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift F12 để thực hiệu công việc quan trọng này.
     - Nếu muốn tạo một bản sao để giữ tập tin gốc, ta chon chức năng Save As và đặt tên khác, cũng như chọn kiểu tập tin tại Save as Type , chọn nơi chứa cho tập tin (bản sao) ta vừa tạo ra. Sau đó nhấn Save để lưu


3. Đóng Workbook
Sau khi làm việc xong và lưu xong, ta phải đóng workbook. Đây là những cách đóng phổ biến: Chọn Office, sau đó bấm Close hoặc bấm vào nút có ký hiệu "X" ở góc trên bên phải màn hình, dùng tổ hợp phím Ctrl+F4 hoặc Ctrl+W


4. Sắp xếp trong Workbook
     Excel 2007 cung cấp cho ta khả năng sắp sếp lại các workbook được mở cùng lúc. Nhờ vậy, việc tham khảo qua lại giữa các workbook thuận tiên hơn. Để sắp xếp, ta bấm chuột vào nhóm lệnh View chọn Arrange All tiếp theo chọn cho mình một kiểu bố trí thích hợp nhất.


5. Thủ thuật cơ bản với Worksheet


                               
Chèn và xóa cột ô (cell , column ), dong (row): Ta có thể thêm các cột, dòng, ô vào vùng làm việc của worksheet
Các ô được chèn tùy ý vào các vị trí: Bên trái, bên trên ô hiện hành. Các ô đang được chọn cũng có thể dịch chuyển được qua phải hoặc xuống dưới ô hiện hành. Exel 2007 cho phép thực hiện việc chền thêm các dòng lên bên trên, các cột vào bên trái ô hiện hành. Đồng thời, ta có thể xóa đi các ô, các dòng và cột không phù hợp.

Các ô chứa dữ liệu

 Chèn thêm worksheet mới vào workbook : Để làm việc này, ta chỉ cần làm theo một trong các cách sau:
      - Dùng tổ hợp phím Shift + F11 chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành.
      - Chọn tab Home trong nhóm Cell-Insert-Insertsheet
      - Nhấp chuột phải lên thanh sheettab và chon Insert... chọn Worksheet và nhấn nút OK trong hộp thoại Insert, sẽ có ngay một sheet mới được chèn vào


Xóa Worksheet: Muốn xóa worksheet, ta chon Sheet muốn xóa rồi chọn nhóm Home-Cells-Delete-chọn Deletesheet. Cách nhanh hơn là nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa đó chọn Delete, bấm Ok để xác nhận xóa.


Đổi tên một worksheet: Việc này rất đơn giản, chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheettab, chọn Rename, kế đến nhập vào tên mới và cuối cùng nhấn phím ENTER.


Lưu Ý: Excel 2007 không cho phép dùng các ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên (như :?|\ /...) để đặt tên.


Sắp xếp các worksheet: Đối với các việc di chuyển một số sheet, cách nhanh nhất là dùng chức năng kéo thả của Excel. Người dùng có thể bấm và giữ chuột trái lên tên sheet rôi kéo đến vị trí mới để thả xuống. Khi phải di chuyển hay copy nhiều sheet, thì bấm phím phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or copy. khi đó sẽ xuất hiện một hộp thoại Move or Copy chỉ cần bấm chọn tên sheet, sau đó bấm OK để di chuyển.


Sao chép: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet, chọn Creat o Copy, nhấn OK để hoàn tất.


Muốn cùng lúc sao chép nhiều sheet, nhấn giữ phím Ctrl, dùng chuột chọn tên sheet cần sao chép, giữ trái chuột để kéo đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheettab rồi thả chuột. Lưu ý: cần chọn nhiều sheet bằng lệnh Ctrl + nhấp chuột trước khi thực hiện lệnh này.


Trường hợp muố chép các sheet sang một workbook khác thì mở workbook nguồn, chọn lệnh Move or Copy, chọn tên workbook đích trong To book


Ngoài những thủ thuật trên, ta có thể tô màu cho sheet tab để dễ quản lý thanh sheettab hơn. Chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mà ta muốn tô màu rồi chọn Tab Color và chọn màu thích hợp để tô. Ta cũng có thể làm ẩn hoặc hiện worksheet bằng cách nhấp phím phải chuột lên tên sheet, sau đó chọn Hide để giấu đi. Khi cần làm việc trở lại với sheet này, ta nhấn phím phải chuột lên thanh Sheettab, chọn Unhide, tiếp theo chọn tên sheet và nhấn nút OK để cho nó hiển thị trên màn hình.