Hình thức thể hiện ngày, tháng có ý nghĩa gì với chúng ta và được thể hiện như thế nào trong Excel. Với bạn 8/22/2010 là tháng,ngày và năm, còn với Excel 8/22/2010 là một dãy các con số 40412. Chính vì vậy ta cần phải hiểu cách nhập ngày tháng như thế nào để Excel có thể hiểu được, chuyện này sẽ giúp ta tiết kiệm được thời gian.
Lịch của Excel bắt đầu từ năm 1900
Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết quả vì công thức bị lỗi. Sau đây là 3 lỗi thường gặp nhất:
Ngày tháng lưu trữ trong Excel là một dãy số bắt đầu bằng 1 đại diện cho ngày 1 tháng 1 năm 1900, đó chính là ngày lịch của Excel bắt đầu. Và mỗi ngày Excel cộng thêm một con số. Chẳng hạn như ngày 2 tháng 1 năm 1900 tương đương với số 2. Điều này có nghĩa là khi bạn nhập 8/22/2010 thì Excel lưu trữ là 40412 hoặc 40411 ngày kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1900.
Excel nhận diện ngày tháng như thế nào?
+) Chọn Date trong Catelory
+) Chọn cách thể hiện ngày tháng trong Type
Khi nhấp 8/22/2010, 22-Aug-2010 hoặc August 22,2010. Excel sẽ lưu trữ dãy số 40412. Chỉ trong trường hợp bạn chọn format mà Excel không nhận ra ngày như August-22,2010 hoặc 8,22,10, Excel sẽ lưu trữ dưới dạng text, chứ không phải lưu trữ dưới dạng dãy số
2. Tính toán ngày tháng bằng cách sử dụng công thức
Cách tìm số ngày giữa 2 thời điểm.
1) Công thức trong bảng tính
2) Kết quả của công thức
3) Công thức trong thanh Formular
Ví dụ: Hum nay là ngày 9 tháng 6 năm 2010 và kỳ nghỉ của bạn bắt đầu vào ngày 21 tháng 8 năm 2010 và bạn muốn tìm hiểu còn bao nhiêu ngày nữa đến kỳ nghỉ. Để tính toán điều này bạn cần nhập công thức sau "=A3-A2". Kết quả là 73 ngày giữa 2 thời điểm. Excel hiêu được giá trị của ô A2 và A3. Trong ô A2 có giá trị là 40411 (6/9/2010) và ô A3 có giá trị là 40338. Lấy ô A3 trừ ô A2 thì bằng 73.
Chú rằng dấu '=' trong Excel có nghĩa là công thức.
Cách tính ngày làm việc giữa 2 thời điểm.
Tính ngày làm việc (Thứ Hai đến thứ Sáu) giữa hai thời điểm không thể thực hiện bằng phép tính đơn giản, mà nó cần có một công thức tính đó là NETWORKDAYS. Lấy lại ví dụ hum nay là ngày 9 tháng 6 năm 2010 và kỳ nghỉ của bạn băt đầu từ ngày 21 tháng 8 năm 2010 va bạn muốn tìm hiểu còn bao nhiêu ngày làm việc nữa mới đến ngáy nghỉ. Ta có thể lập công thức '=NETWORKDAY(A2,A3)'. Kết quả còn 53 ngày làm việc nữa mới đển kỳ nghỉ hề
Tìm kiếm ngày sau một số ngày làm việc.
1) Công thức trong bảng tính
2) Kết quả của công thức
3) Công thức trong thanh Fomular
Giả sử bạn cần tìm ra một ngày chẳng hạn như ngày hoàn thành dự án sau một số ngày làm việc ( Thứ 2 đến thứ 6 ). Điều này thật dễ dàng với công thức WOKDAY. Giả sử bạn ước tính khoảng 80 ngày làm việc để hoàn thành và dự án bắt đầu từ ngày 31 tháng 12 năm 2010 (31/12/2010) và bạn muốn biết ngày kết thức dự án. Trước tiên phải nhập thông tin vào ô A2 và A3 như hình trên, kế tiếp bạn nhập thông tin vào những ngày nghỉ, mỗi ngày nghỉ là một ô và sau đó nhập công thức '=WOKDAY(A2,A3,A4:A6)' vào một chỗ trống.
Dự án sẽ hoàn thành trước ngày 22 tháng 4 năm 2011 (4/22/2011). Excel cộng 80 ngày làm việc ( ô A3 ) và tự động trừ ngày cuối tuần cũng như ngày nghỉ trong khoảng thời gian ở trước ô A4:A6.
Tìm một thời điểm sau một số tháng.
1) Công thức trong bảng tính
2) Kết quả của công thức
3) Công thức trong thanh Fomular
Chẳng hạn bạn có 25 tháng để hoàn thành dự án từ ngày 9 tháng 6 năm 2011 (6/9/2011) và bạn cần tìm ra ngày kết thức dự án. Bạn có thể sử dụng Date, hàm này có 3 đối số năm,tháng và ngày
Ví dụ 25 trong ô B2 và bạn nhập công thức trong ô A4 '=DATE(2011,6+B2,9)' 2011 là đối số của năm, 6 cộng một giá trị trong ô B2 là đối số của tháng và 9 là đối số của ngày, dấu phẩy chia cắt các đối số và dấu '()' dùng để mở và đóng các đối số. Kết quả là dự án sẽ kết thúc vào ngày 9 tháng 7 năm 2013.
Tìm một thời điểm sau một số năm, một số tháng, một số ngày
1) Công thức trong bảng tính
2) Kết quả của công thức
3) Công thức trong thanh Fomular
Hẫy tưởng tượng rằng bạn được giao một năm bảy tháng và 15 ngày để hoàn thành dự án và bạn cần tìm ngày kết thúc dự án. Hàm DATE phù hợp với yêu cầu này, bạn hãy nhập công thức '=DATE(2011+B2,6+B3, 9+B4)' vào ô A6 như hình minh họa trên.2011 cộng với giá trị trong ô B2 là đối số của năm, 6 cộng một giá trị trong ô B3 là đối sổ tháng, 9 cộng một giá trị trong ô B4 là đối số ngày, dấu phẩy chia cách các đối số và dâu' () ' dùng để mở và đóng các đối số. Kết quả dụ án kết thúc vào ngày 24 thang 1 năm 2013.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét