1. Tìm hiểu về công thức Excel 2007
Ví dụ hình trên bạn đang nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho phần Entertainment và worksheet ô C6 còn trống (chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) vẫn chưa được nhập. Trong phần này ta sẽ được hướng dẫn sử dụng Excel để làm những bài toán căn bản bằng những công thức đơn giản.
2. Bắt đầu với dấu ' = '
1. Nhập công thức trong ô C6
2. Nhấn nút ENTER để xem kết quả
3. Khi nào ta nhấn vào nút C6, công thức sẽ xuất hiện trên thanh công thức (formula bar)
Hai đĩa CD được mua trong tháng Hai giá trị là $12.99 và $16.99. Vậy tổng giá trị chi tiêu cho đĩa CD trong tháng hai là Hai đĩa CD. Ta có thể cộng những giá trị này trong Excel bằng cách nhập công thức vào ô C6. Những công thức của Excel luông bắt đầu từ dấu ' = '. Như vậy công thức của ô C6 sẽ là =12.99+16.99 Dấu ' + ' là một thuật toán để Excel cộng thêm giá trị. Nếu bạn tự hỏi làm thế nào để có được kết quả này thì công thức sẽ hiện rõ hơn ở thanh công thức
khi ta click vào ô C6. Thuật toán trong Excel bao gồm '+' , '-' , '*' , '/ ' .3. Tìm hiểu về công thức tổng giá trị trong một Column (SUM)
Để có kết quả chi tiêu trong thang 1, click vào ô B7 sau đó thực hiện các bước sau:
+) Trên tab Home , click nút Sum trong nhóm Editing
+) Công thức sẽ xuất hiện trong ô B7
+) Nhấn ENTER để có kết quả trong ô B7
+) Click vào ô B7 để hiển thị công thức trên thanh công thức
Ta cũng có thể cộng chi tiêu trong tháng riêng trong ô B7 bằng cách nhấn lệnh Sum
trong nhóm Editing trên tab Home nó sẽ tự động cộng giá trị của một cột. Cách làm này làm cho người dùng đỡ tốn thời gian, thay vì phải nhập công thức. Khi nhấn ENTER kết quả sẽ hiện ra trong ô B7 là 95.94. Công thức là = SUM(B3:B6) xuất hiện trên thanh công thức khi bạn click vào ô B7. Nên copy một công thức thay vì mình phải tạo ra một công thức mới.
+) Dùng chuột kéo phần dưới của ô công thức đến một ô cũng sử dụng một công thức, sau đó thả chuột ra.
+) Nút Auto Fill Option xuất hiện và kết quả cũng được hiện ra.
Trong một vài trường hợp thì việc copy công thức dễ thực hiện hơn việc tạo ra một công thức mới. Trong ví dụ trên ta đã được thấy qua việc copy công thức tổng cộng chỉ tiêu trong tháng 1 để ứng dụng tổng cộng chi tiêu trong tháng 2.
Để làm điều này đầu tiên chọn ô công thức B7, sau đó dùng chuột trỏ vào góc bên dưới bên phải của ô B7 đến khi con trỏ trở thành dấu thập màu đen (+). Kế tiếp kéo phần fill handle
sang ô C7. Khi phần fill handle được thả ra, thì tổng giá trị ô C7 xuất hiện với giá trị 126.93. Công thức xuất hiện trên thanh công thức là =SUM(C3:C6), khi ta click vào ô C7 Sau khi copy công thức nút Auto Fill Option
xuất hiện để ta có thể thêm chọn lựa format, nhưng trong trường hợp trên ta không cần sử dụng chúng. Nut sẽ biến mất khi ta click vào một ô khác. 4. Tìm hiểu về Cell
5. Cập nhập kết quả công thức
Giả sử rằng giá trị 11.97 trong ô C4 bị sai, vì nó phải được cộng thêm 3.99 mới chính xác do vậy ta nên chọn ô C4 và nhập công thức '=11.97+3.99' cho ô này sau đó nhấn ENTER. Trên hình trên cho thấy giá trị của ô C4 thay đổi và dĩ nhiên Excel cũng tự động cập nhật tổng giá trị chi tiêu trong ô C7 là '=SUM(C3:C6)'. Nếu ta không sử dụng công thức cho ô C7, thì giá trị sẽ không được cập nhật. Ta cũng có thể sửa đổi hoặc nhập công thức trực tiếp.trên thanh công thức
thay vì nhập vào các ô.6. Sử dụng công thức SUM cho một vài giá trị trong cột
+) Trong ô C9, nhập dấu '=' ,nhập SUM và sau đó mở dấu ngoặc đơn '{'
+) Nhấn vào ô C4 và sau đó gõ dấu phẩy ',' trong ô C9
+) Nhấn vào ô C6 va sau đó đóng dấu ngoặc đơn '}'trong ô C9.
+) Nhấn ENTER để hiển thị kết quả
Trong ví dụ trên cho thấy rằng hàm SUM có thể áp dụng cho một vai giá trị trong cột bằng cách chọn một vài giá trị có liên quạn.
7. Sử dụng công thức đơn giản khác trong Excel 2007
Hàm SUM chỉ là một trong các tính năng của Excel ngoài ra nó còn có các công thức khác nữa như AVERAGE, MAX, MIN để hỗ trợ cho ta thực hiện các công thức để có kết quả ngay. Nếu ta tự tính toán thì thật sự khó khăn để ra kết quả chính xác.
8. Tìm giá trị trung bình
Để tìm giá trị trung bình của 2 tháng click vào ô C7 và sau đó:
+) Trên tab Home trong nhóm Editing chọn mũi tên của nút SUM và sau đó chọn AVERAGE
+) Nhấn ENTER để hiệu thị kết quả trong ô D7
Ta cũng có thể nhập công thức trực tiếp trên ô D7 '=AVERAGE(B7:C7)' kết quả sẽ ra tương tự.
9. Tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất
Để tìm giá trị lớn nhất và giá trị nhỏ nhất trong một phạm vi, click ô F7 và sau đó: Trên tab Home , trong nhóm Editing , chọn mũi tên trên nút Sum và sau đó chọn Max
+) Nhấn ENTER để hiển thị kết quả trong F7
+) Công thức MAX tìm ra giá trị lớn nhất trong một dãy số và chức năng MIN tìm ra giá trị nhỏ nhất. Với ví dụ trên công thức là MAX(F3:F6) và giá trị lớn nhất là 131.95. Tương tự với giá trị nhỏ nhất MIN
10. In các công thức để dễ ghi nhớ
Ta có thể in các công thức và đặt chúng trên bảng hoặc bàn làm việc để nhắc nhở ta tạo ra công thức này như thế nào. Để in các công thức cần thể hiện công thức trên bẳng tính (worksheet) làm điều này bằng cách nhấn tab Formalas và trong nhóm Formula Auditing chọn Show Formulas
. Bây giờ chỉ việc click nút Microsoft office và in ấn. Nếu ta muốn ẩn lại công thức thì cũng lập lại cách ta làm cho nó hiện lên bảng tính. Hoặc ta có thể dùng phím tắt Ctrl+...để hiện hoặc ẩn công thức trên bàn tính11. Dấu hiệu lạ xuất hiện trên bàn phím
Một khi dấu #### xuất hiện trên bảng tính thì nó cho biết do bị lỗi hoặc cột quá hẹp để hiển thị kết quả của nó
Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết quả vì công thức bị lỗi. Sau đây là 3 lỗi thường gặp nhất
##### Cột không đủ rộng để hiển thị kết quả trong ô
#REF Một giá trị không hợp lệ. Các ô bị xóa hoặc bị dán đè giá trị khác lên
# Name? Tên công thức bị sai và Excel không hiểu công thức đó. Khi bạn click vào ô #NAME? thì nó sẽ hiện ra nút để ta có thể sửa sai.
12. Tìm hiểu về công thức
Click vào nút Sum trong nhóm Editinh trên tab Home và sau đó chọn More Funtions để mở hộp thoại Insert Function Excel cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tính năng ngày giờ; Trong hộp thoại Insert Funtions chọn Help on this function để tìm hiểu các tính năng khác.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét